Conseil n°1 : Bien choisir les véhicules

Que vous soyez propriétaire ou locataire de votre parc automobile, vous restez décisionnaire du choix du modèle et du type de véhicules que vous désirez. La marque et le modèle sont à la discrétion de chacun, mais gardez à l’esprit qu’en fonction de ce choix, vous pouvez réduire le coût de détention mensuel et diminuer la consommation de carburant ainsi que la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS). Selon le niveau d’émission de CO2 des véhicules, que vous soyez propriétaire ou locataire du véhicule, vous pouvez percevoir un bonus ou vous acquittez d’un malus. En définissant dès le départ un taux de CO2 maximal, vous pouvez disposer de véhicules qui seront considérés neutres (ni bonus, ni malus) ou bien recevoir un bonus écologique, grâce à des véhicules respectueux de l’environnement. Sachez que les montants ne sont pas négligeables :

  • Bonus : de 200 € à 7 000 € (de 20 g ou moins CO2/km à 105 g CO2/km)
  • Malus : de 100 € à 6 000 € (de 136 g CO2/km à plus de 230 gCO2/km)
  • La zone neutre se situe entre 105 et 135 g CO2/km (0 €)

Le choix du carburant est aussi très important. La tendance est actuellement au couple essence-électricité. Toutefois, en calculant bien, le diesel peut toujours s’avérer plus économique… mais bien moins écologique. Alors là c’est la calculatrice qui vous aidera à faire le bon ratio pour que le poste de dépense carburant ne devienne pas un gouffre.

Conseil n°2 : Faire jouer la concurrence

Comme pour toute dépense importante dans une société, les acheteurs ont l’habitude de comparer les prestations et les coûts de plusieurs prestataires avant de s’engager. D’ailleurs, cela fait souvent l’objet d’un appel d’offres. Mais une fois que le contrat est signé, d’autant plus pour un véhicule en location pour plusieurs années, il est rare de constater une remise en jeu du prestataire lors de l’acquisition ou l’achat d’un nouveau véhicule. Mais là, il est conseillé, comme le dit le vieil adage, de ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier. N’hésitez pas à consulter d’autres fournisseurs et à vous référencer chez plusieurs loueurs. Vous pourrez constater jusqu’à des différences  de coût de 10% pour un même véhicule.

Conseil n°3 : Surveiller son parc automobile

Trop d’entreprises, une fois le contrat LLD signé, ne s’occupe plus de leur flotte automobile. En effet, ces solutions de gestion tout inclus ont l’intérêt justement de ne plus consacrer un temps plein à ce poste. Pourtant, il faut savoir se replonger un peu dans cette activité de temps en temps pour surveiller que tout roule parfaitement (sans mauvais jeu de mot) :

  • Surveillez les kilométrages : en début de contrat le kilométrage maximum prévu au moment de la restitution est défini. 5 ans c’est long et on a tendance à se dire que ça va aller on verra ça plus tard. Pourtant avec un coût pouvant aller jusqu’à 0,15 € du kilomètre supplémentaire, une petite vérification du compteur au moins 2 fois par an est conseillé pour éviter les mauvaises surprises.
  • Surveillez l’état des véhicules : près de 30% des véhicules restitués font l’objet d’une facturation supplémentaire moyenne de 1 300 €, souvent occasionnée pour des travaux de remise en état de la carrosserie. En sensibilisant les conducteurs, bien des déconvenues peuvent être évitées ou bien anticipées.

Conseil n°4 : Optimiser les contrats LLD

Il peut arriver que les contrats initialement prévus ne correspondent plus exactement aux usages de l’entreprise : rayon géographique étendu, utilisation accrue des véhicules, augmentation de l’activité, etc. Dans ces cas-là, plutôt que de dépasser les conditions prédéfinies, il est conseillé de demander un avenant au loueur pour mettre en place un nouveau montant du loyer plus adapté aux besoins de l’entreprise. Cette solution est bien plus économique que de se voir facturer les kilomètres supplémentaires. Pour être certain de pouvoir effectuer des avenants aux contrats, veillez à bien demander au loueur avant la signature du contrat de vous informer sur les conditions appliquées pour l’établissement d’éventuels avenants.

Conseil n°5 : Simplifier la gestion des frais annexes

Les frais annexes englobent les dépenses de carburant et de péages par exemple. Pour ces deux postes importants, il est conseillé de mettre en place des systèmes de cartes qui permettent de facturer directement à l’entreprise. Ainsi fini les avances et les notes de frais. Les avantages de ces cartes sont multiples :

  • Une gestion simplifiée avec la centralisation des dépenses, facilitant toutes les actions administratives
  • Paramétrage des comptes : en fonction des conducteurs, il est possible d’autoriser ou restreindre certains services ou sur certaines périodes (congés, week-end, etc.)