La pointeuse, l’outil de gestion du temps de travail

Pour être en conformité avec la réglementation imposée par l’inspection du travail, tout employeur doit comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque employé (quel que soit son statut, cadres y compris) et se doit de conserver une trace de ces relevés pendant 5 ans. Dans de petites entreprises aux horaires fixes, une simple feuille de pointage au format papier est largement suffisante. En revanche, lorsque l’effectif est plus conséquent ou que les horaires de travail sont complexes avec des équipes de jour ou de nuit, que les heures supplémentaires sont fréquentes ou que les employés assurent des astreintes, l’usage d’une pointeuse devient souvent la solution indispensable. Les logiciels de gestion fournis avec la pointeuse facilitent également grandement les tâches affectées aux services administratifs, RH ou encore juridiques.

Pour définir :
3 questions pour cibler vos besoins

Quel est l’effectif de l’entreprise ?

En fonction du nombre d’employés que compte votre entreprise, vous ne choisirez pas du tout le même type de pointeuse. Pour un petit effectif, une simple pointeuse mécanique sera amplement suffisante. En revanche, si vous employez plusieurs centaines de personnes, la pointeuse numérique ou badgeuse sera beaucoup plus efficace surtout si tout le monde commence à la même heure. Le trafic des entrées et des sorties n’en sera que plus fluide et rapide.

Quelle est son activité ?

Le pointage dans des bureaux n’est pas le même que celui dans une usine ou dans un atelier. Les systèmes de pointage doivent donc être adaptés aux particularités de chaque entreprise. Si cette tâche vous semble un peu trop difficile à définir, il est possible de faire appel à des entreprises prestataires qui effectueront au préalable un audit de votre organisation et qui vous proposeront le dispositif le plus adapté à vos besoins.

Quels types d’horaires sont pratiqués ?

Certaines entreprises fonctionnent avec des plannings horaires très complexes, nécessitant d’enregistrer, traiter, calculer quotidiennement des milliers d’heures. Avec les calculs d’heures supplémentaires, d’heures majorées, de repos compensateurs ou encore d’astreintes, le choix d’une pointeuse devient crucial pour l’organisation même de l’entreprise. Là encore l’audit proposé par certaines entreprises prestataires peut être une solution recommandée.

Rappel de la réglementation :

La loi impose à l’employeur d’organiser le pointage du personnel mais n’ordonne aucun moyen de contrôle spécifique à l’employeur pour le décompte obligatoire de la durée du travail. Il peut être réalisé manuellement ou automatiquement. Dans le cas de l’utilisation d’une pointeuse, l’employeur est dans l’obligation de faire une déclaration à la Commission nationale de l’informatique et de libertés (CNIL), pour communiquer les données enregistrées par la pointeuse. Même si cela n’est pas obligatoire, il est fortement recommandé de communiquer auprès de ses salariés, tout du moins aux délégués du personnel, avant l’installation d’une pointeuse. En expliquant les motivations pour lesquelles vous optez pour ce dispositif (faciliter la gestion administrative, éviter les abus d’heures supplémentaires, mise en conformité vis à vis de l’inspection du travail, etc.), vous vous éviterez de mauvaises réactions et l’éventuelle impression de « flicage » potentiellement ressentie par vos employés.

Aide au choix :
les principaux critères pour choisir une pointeuse

Pointeuse mécanique (ou à fiches en carton)

La pointeuse mécanique est certainement le modèle que nous avons le plus fréquemment en tête : celui du boitier intégrant une horloge dans lequel on glisse son carton personnel au moment de l’arrivée et du départ. La traçabilité s’effectue par impression des horaires sur la fiche cartonnée. Bien que ce modèle semble un peu désuet de nos jours, il est toujours d’actualité et assure pleinement sa fonction. La pointeuse mécanique ne permet aucun traitement automatique, c’est l’employeur qui se charge de vérifier les heures travaillées et d’effectuer le décompte. Ce type de pointeuse fonctionne sur secteur. Toutefois, certains modèles disposent de batteries, ce qui peut être bien utile en cas de coupure de courant.

Pointeuse numérique

La pointeuse numérique permet exactement les mêmes fonctionnalités qu’un modèle mécanique mais est simplement numérique. C’est-à-dire que la fiche cartonnée est remplacée par une carte dotée d’une bande de lecture magnétique et que le dispositif d’enregistrement, de stockage et de traitement est numérisé. Son avantage réside dans le travail de vérification et de traitement qui est grandement facilité car certains modèles sont fournis avec des logiciels de gestion. D’autres fonctionnent avec une clé USB intégrée dans le boitier de la pointeuse que l’on branche ensuite sur l’ordinateur pour récupérer les données ou d’autres encore sont dotés d’un émetteur WiFi pour transmettre les informations directement sur le poste de gestion. Dans ces cas-là, sans logiciel de gestion, le traitement reste à la charge de l’employeur.

Badgeuse

Avec la badgeuse, le carton ou la carte sont remplacés par un badge qui par simple frôlement sur le terminal (pointeuse) enregistre chaque passage de l’employé. Les badgeuses sont des systèmes beaucoup plus avancés où toutes les données sont enregistrées et traitées automatiquement. Dotée d’un système d’exploitation interne, la gestion de ce type de pointeuse est totalement assistée et facilitée pour les services qui gèrent le personnel. Attention toutefois, un employé peut badger parfois pour un autre. Si l’effectif de votre entreprise est très important, une surveillance peut alors être nécessaire pour s’assurer qu’il n’y ait pas d’abus.

Pointeuse mobile

La pointeuse mobile est adaptée au personnel délocalisé tels que les commerciaux, les cas de sous-traitance ou encore la mise à disposition de main d’œuvre. Le pointage mobile peut s’effectuer par téléphone fixe : à l’arrivée et au départ, l’employé compose un numéro dédié qui enregistre les horaires de travail. Le pointage peut également s’effectuer par téléphone portable en passant son GSM près d’une puce, un code barre ou une borne RFID (radio-identification) installés dans un lieu précis. Enfin, le pointage mobile peut aussi se faire par géolocalisation : en composant un numéro spécial, le portable est géolocalisé par GPS. Ce type de pointeuse reste malgré tout assez onéreuse : entre 2 000 et 3 000 €.

Pointeuse biométrique

La pointeuse biométrique permet d’identifier des individus à partir de données physiologiques du corps humain : empreintes digitales, contour d’une main, visage, fond de l’œil, etc. Offrant une fiabilité et une sécurité totale, son usage reste restreint car la pointeuse biométrique oblige l’employeur à des règles juridiques strictes car les données stockées sont d’ordre privé. De plus, les pointeuses biométriques ne peuvent être utilisées que dans des cas très précis, définis par la CNIL, liés à des raisons de sécurité. Compte tenu de la technologie avancée de ces pointeuses, leur coût s’élève très vite avec des prix d’entrée de gamme à 4 000 €.

Pour décider :
faites votre choix en fonction de vos besoins

– de 10 employés

Une pointeuse dans une TPME/TPMI à faible effectif peut avoir son utilité même si les horaires sont fixes : comptabiliser les heures supplémentaires, surveiller d’éventuels abus, etc.

  • Si votre principal critère est le coût, choisissez une pointeuse mécanique (200 – 300 €)
  • Si vous principal critère est la qualité, choisissez une pointeuse numérique sans logiciel de gestion (300 – 600 €)

+ de 10 employés

A partir d’une dizaine d’employés, l’organisation de gestion de temps de travail doit être plus rigoureuse avec des systèmes de pointage plus aboutis.

  • Si votre principal critère est le coût, choisissez une pointeuse numérique avec logiciel de gestion (400 – 750 €)
  • Si vous principal critère est la qualité, choisissez une badgeuse intégrant un logiciel de gestion (à partir de 700 €)

Horaires complexes / effectif indifférent

Si votre entreprise doit gérer des plannings complexes avec des horaires décalés, des heures majorées, supplémentaires, etc. quel que soit votre effectif (même petit), un logiciel de gestion devient indispensable pour faciliter le travail administratif.

  • Si votre principal critère est le coût, choisissez une pointeuse numérique avec logiciel de gestion (400 – 750 €)
  • Si vous principal critère est la qualité, choisissez une badgeuse intégrant un logiciel de gestion (à partir de 700 €

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