Le B.A.-BA des solutions d’expédition pour les entreprises

Express, livraison en 24, 48 ou 72h ? Les offres en matière d’expédition de colis sont nombreuses et proposent toutes des prestations alléchantes. Pour les particuliers, la solution est simple car ils se tourneront naturellement vers les offres de La Poste. En revanche pour les entreprises, le choix peut tout de suite devenir cornélien. Il faut savoir que si une entreprise n’a pas de contrat avec un transporteur, elle ne peut prétendre à aucun tarif négocié et se voit donc facturer le prix public. Or grâce aux offres dédiées aux entreprises, des réductions allant jusqu’à -50% peuvent être consenties par rapport aux tarifications publiques. De plus, les prestataires proposent des contrats adaptés à quasiment tous les besoins des entreprises, qu’elles aient des besoins réguliers ou ponctuels. Mais dans cette multitude de solutions, comment trouver celle qui comblera totalement vos attentes tout en vous proposant le meilleur prix ? Petit tour de la question pour que vous trouviez la solution dont vous avez besoin.

Pour définir :
3 questions pour cibler vos besoins

Quel est votre volume d’expédition ?

Que vous expédiez 5 colis par semaine ou 50 par jour, vous ne pourrez pas opter pour le même contrat. En effet, pour obtenir des offres compétitives, il est indispensable de connaître votre volume d’expédition. Cette information sera le point essentiel pour choisir tel ou tel prestataire. De plus, cela vous permettra de comparer à égale prestation, les différentes offres et ainsi mesurer le potentiel d’économies que vous pourrez réaliser.

Dans quelle zone géographique expédiez-vous ?

Certaines entreprises n’expédient jamais à l’étranger, d’autres en revanche ne fonctionnent qu’à l’international. Certains prestataires ont des compétences spécialisées pour l’expédition dans le monde entier, grâce notamment à des flottes aériennes qui leur appartiennent, ce qui leur permet de proposer des tarifs avantageux. De même, si vous ne faîtes jamais d’expédition à l’étranger, inutile de prendre un contrat (si celui-ci est payant) incluant l’international. Misez vraiment sur une solution adaptée à vos besoins et par conséquent au meilleur prix.

Quels sont vos délais de livraison exigés ?

De la même façon que pour l’international, ne consommez que ce dont vous avez besoin. La plupart des transporteurs proposent des délais de livraison dits standard ou express (24h à 48h). Si vous n’avez aucune obligation dans les délais de livraison ou que la marchandise acheminée n’est pas périssable, optez pour des expéditions en mode standard. Les tarifs appliqués sont généralement moitié moins cher que pour de l’express.

Aide au choix :
les principaux types d’expédition de colis

Pour des envois occasionnels

[tabs_head][tab_title]Petits colis[/tab_title][tab_title]Grands colis/Palette[/tab_title][/tabs_head]
Toutes les entreprises n’ont pas forcément de gros volumes d’envois et n’ont par conséquent que rarement besoin de faire appel à un transporteur. Malgré tout, en tant que professionnel, il est possible de bénéficier de tarifs avantageux, même si vous n’envoyez que quelques colis (type document ou carton de petite et moyenne taille) de temps en temps. Pour cela, certains prestataires proposent des offres dédiées aux entreprises leur permettant de bénéficier de remises évolutives allant jusqu’à 45% de réduction et de disposer de nombreux avantages : la facturation unique en fin de mois pour faciliter la gestion comptable, la traçabilité en temps réel pour suivre l’acheminement des colis, des collectes adaptées aux spécificités de chaque entreprise (enlèvement, collecte ou dépôt en agence), interface Web dédiée, etc.

Une autre solution peut être aussi d’utiliser directement des colis de type Chronopost. Ces emballages « Prêt-à-Expédier » sont une solution d’envoi « tout compris » comprenant un emballage résistant, le transport express avec suivi de l’envoi et la livraison contre signature. Il est possible de les acheter dans tous les bureaux de Poste ou encore mieux de les commander sur Internet  pour disposer des modèles dont vous avez exactement besoin en fonction de la taille de vos envois et de la destination : France métropolitaine & Monaco, Union européenne ou Outre-Mer & Monde.

Pour les besoins spécifiques de certaines activités, les entreprises peuvent être amenées à expédier des colis au poids ou au volume important. Il faut alors faire appel à des transporteurs qui pourront proposer des prestations adaptées afin que votre colis arrive à bon port dans les meilleures conditions.

Des messageries express nationales et/ou internationales sont équipées et organisées pour assurer de tels transports. Elles disposent de services spécialement étudiés pour les entreprises, quelles que soient leur volume d’expédition, et proposent des tarifs à la demande. Comme ce type d’envoi n’est généralement pas standard et si votre demande est ponctuelle, il est vivement recommandé de contacter directement le transporteur pour connaître ses tarifs et ses modalités de prise en charge d’une telle expédition. La plupart des grands leaders de la messagerie express sont à même de pouvoir répondre aux mieux à tous les besoins. N’hésitez pas à faire jouer la concurrence en faisant plusieurs demandes de devis, vous serez ainsi en mesure de négocier au mieux les tarifs.

Pour des envois récurrents

[tabs_head][tab_title]Petits colis[/tab_title][tab_title]Grands colis/Palette[/tab_title][/tabs_head]
Si votre entreprise envoie très régulièrement des colis en France ou à l’international, avant de choisir votre prestataire il est impératif d’établir un « cahier des charges », autrement dit de clairement définir ce dont vous avez besoin, mais aussi ce dont vous n’avez pas besoin. Si vous n’avez aucun délai de livraison à respecter, pourquoi opter pour un contrat incluant des délais express ? De même, si vous avez une personne en charge du dépôt des colis en agence, pourquoi prendre un abonnement incluant l’enlèvement ? Trop d’entreprises paient des services dont elles n’ont pas besoin. Cela se vérifie d’autant plus pour les services de livraison, tant l’offre est complexe et diversifiée.

Pour faciliter la gestion des expéditions, choisissez également un prestataire vous offrant la possibilité d’éditer vous même vos bordereaux de transport et de planifier vos envois via une plateforme Web. Cela présentera un vrai gain de temps au quotidien ! De plus en plus de transporteurs se mettent même à l’heure des Smartphones avec des applications pour suivre vos expéditions.

Là encore la majorité des transporteurs proposent des solutions pour les entreprises qui ont besoin d’expédier des colis de grandes tailles. Le vice dans ce cas-là est de faire appel à plusieurs transporteurs et de choisir celui qui est le plus avantageux en fonction du colis que l’on veut expédier. Hélas, ce n’est pas forcément la meilleure solution pour faire des économies.

Il est préférable de ne faire appel qu’à un voire deux prestataires avec lesquels on dispose de relations privilégiées. En cela on entend, un chargé de clientèle dédié avec lequel vous pourrez échanger en fonction de vos besoins, mais également avec qui vous pourrez négocier vos tarifs. En cas de réclamation, c’est aussi la fidélité qui paie avec des services clients optimisés pour leurs meilleurs clients.

Pour aller plus loin :
Quelques conseils pour mieux comprendre et optimiser vos expéditions

Le poids volumétrique

Pour les colis de grand volume, le transporteur pourra vous demander son poids volumétrique, qui correspond à la densité du colis et donnera une indication sur le volume que votre colis occupera lors de son acheminement. La formule pour le calcul du poids volumétrique est la suivante : (Longueur x largeur x hauteur) / 6 000

Si le poids volumétrique est supérieur au poids réel du colis, le transporteur retient alors le poids volumétrique pour établir sa tarification. Certains transporteurs prennent parfois une valeur plus basse que 6 000 (initialement prévue par la convention internationale IATA – International Air Transport Association) pour calculer l’encombrement d’un colis dans un avion. Sachez que plus l’indice de référence est bas (4 000 ou 5 000), plus la valeur du poids volumétrique augmentera et donc plus les tarifs seront élevés.

Donc si vous devez envoyer des colis volumineux, veillez à vérifier la formule utilisée par votre transporteur pour le calcul du poids volumétrique !

L’emballage

Pour optimiser le coût de ses expéditions, l’utilisation d’emballages adéquats est de rigueur, pour la raison indiquée précédemment : un emballage trop grand peut faire augmenter le poids volumétrique. La qualité de l’emballage est aussi à surveiller. Des cartons réutilisés plusieurs fois peuvent faillir lors de l’acheminement ou bien ne pas résister au poids des marchandises qu’il contient. L’achat de cartons de différentes tailles, de protections pour combler les vides dans le colis (flocons de polystyrène, coussins d’air, etc.) ou de ruban adhésif de bonne qualité sont autant d’éléments qui contribueront à une expédition réussie.

Pour décider :
faites votre choix en fonction de vos besoins

[tabs_head][tab_title]Envois occasionnels[/tab_title][tab_title]Envois récurrents[/tab_title][/tabs_head]
  • Si vos envois sont principalement de petits colis, choisissez des emballages « Prêt-à-expédier » ou optez pour une offre dédiée aux entreprises, sans engagement, proposant des tarifs dégressifs en fonction du volume d’envois.
  • Si vos envois sont principalement de grands colis, choisissez de demander plusieurs devis avant de choisir votre prestataire. Certaines plateformes dédiées à l’expédition de colis permettent de faire des comparatifs tarifaires.

Astuce : veillez à vérifier le maillage territorial du prestataire que vous aurez choisi et assurez vous qu’il dispose d’une agence à proximité de votre entreprise, car certains transporteurs n’assurent pas l’enlèvement sur site pour les entreprises qui ne possèdent pas de compte client.

Pour les envois récurrents, il est indispensable de disposer d’un compte client chez le prestataire pour vous simplifier les enregistrements de chaque colis et obtenir les meilleurs tarifs (jusqu’à 50% de remise par rapport aux tarifs appliqués au public).

  • Si vos envois sont principalement de faibles valeurs, choisissez un prestataire au meilleur rapport qualité/prix, proposant des services de suivi efficaces mais basiques.
  • Si vos envois sont principalement des produits de valeur, choisissez un prestataire de messagerie express qui remettra systématiquement vos colis contre signature.

Astuce : Les messageries express sont considérées comme le haut de gamme de l’expédition de colis. Leurs tarifs sont donc généralement plus élevés mais certains proposent des services qui peuvent être très utiles pour les entreprises comme par exemple le remboursement de la prestation en cas de retard de livraison. 

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