Une Car Policy correspond à une convention de mise à disposition d’un véhicule de société à titre professionnel. Concrètement, il s’agit d’un document, rédigé par l’entreprise et soumis aux conducteurs de la flotte, dans lequel sont mentionnées les règles à respecter concernant l’utilisation du véhicule. Ainsi cela permet de fixer clairement les droits et les obligations des personnes bénéficiant d’un véhicule de société afin d’éviter d’éventuels litiges à l’usage. Une Car Policy n’est pas obligatoire. Elle est en revanche recommandée dans le cas de flotte automobile de plus de 50 véhicules. Elle contribue fortement à épauler le travail du gestionnaire. Aucun modèle type n’est défini mais 3 grands principes doivent y figurer :

1. La politique générale de fonctionnement du parc automobile de l’entreprise

Rédigée en accord avec la direction générale, la direction financière et les ressources humaines, la Car Policy doit rappeler quels sont les modes de fonctionnement de la flotte automobile : parc en propriété ou en location, dispositif de géolocalisation, les contrats d’assurance, l’entretien des véhicules, modalités pour changer de modèles, etc.

 

2. Rappel des règles d’attribution des véhicules

Au sein d’une même flotte automobile, les catégories de véhicules peuvent être diverses : berlines, citadines, utilitaires, etc. Il est conseillé de faire figurer une grille d’attribution rappelant les types de véhicules en fonction des affectations, métiers ou départements. Il est recommandé également de bien veiller à attribuer un seul type de véhicules à tous les collaborateurs de même statut. Plus la Car Policy apporte des informations claires et précises, plus vous évitez d’éventuels litiges entre employeur et employé.

 

3. Rappel des règles d’utilisation des véhicules

Cette partie se doit d’être la plus exhaustive possible. C’est grâce à elle que les conducteurs peuvent prendre connaissance (et conscience) que le prêt d’un véhicule leur demande un minimum de responsabilité. Il faut y faire figurer tout ce qui lie le conducteur à son véhicule : les règles de conduite ou éco-conduite, les modalités sur l’usage ou non du véhicule à titre privé, le fonctionnement des cartes de carburant de l’entreprise (ou des notes de frais), le règlement des litiges en cas d’accident, le paiement des amendes, le suivi des entretiens du véhicule, le suivi du kilométrage (dans le cas de leasing avec un kilométrage à ne pas dépasser), etc.

Bref, vous l’aurez compris, la Car Policy vise à informer le conducteur qu’il s’engage à conduire « en bon père de famille » et donc à ne pas pénaliser l’entreprise par des surcoûts de gestion du parc automobile.