La dématérialisation fait aujourd’hui partie du vocabulaire des entreprises. Que ce soit pour les déclarations d’impôts ou les échanges avec les différentes administrations, le pas a été pris avec succès. Pourtant lorsque l’on parle de facture électronique, il semblerait que toutes les entreprises n’aient pas encore pris le virage puisqu’elles ne sont que 28%* à avoir adopté la facturation dématérialisée. En termes de volume de factures émises (électroniques ou papier), les PME envoient pour 35% d’entre elles de 1000 à 5000 factures par an (et 30% en envoient entre 100 et 1000). Le volume de factures reçues est légèrement supérieur : 41% des PME déclarent recevoir de 100 à 1000 facture par an, 37% indiquent traiter un volume de 1000 à 5000 factures.
Les PME ont clairement conscience des bénéfices de la facture électronique : simplicité (consultation, traitement, archivage), traçabilité (suivi de l’envoi, accusé de réception), et gain de productivité. Ce qui constitue une réponse adaptée aux contraintes imposées par les clients donneurs d’ordres. « L’usage de la facture électronique favorisera le respect des délais de paiement grâce à l’envoi et la réception automatisés avec traçabilité qui fait foi », souligne Magali Kolnik, chef de marché dématérialisation de Sage.
Le mode d’envoi des factures électroniques le plus utilisé par les PME est le PDF par e-mail (83%). On constate toutefois une maturité dans l’usage des technologies plus avancées dans certains secteurs d’activité. Par exemple, les secteurs bancaire, des assurances, des services financiers ou de la distribution utilisent fréquemment l’EDI (Echange de Données Informatisées). Et c’est bien souvent l’obligation de passer par des technologies qui peuvent sembler complexes (EDI, signature électronique) ainsi que les risques juridiques qui freinent les PME.
C’est pourtant le bon chemin à suivre. En effet, l’offre de dématérialisation ne doit pas se limiter à la simple transmission du document facture, mais doit prendre en compte l’ensemble de la chaîne de dématérialisation : transmission d’un fichier structuré permettant l’intégration automatisée de la facture dans le logiciel de gestion du destinataire, traçabilité des échanges fournisseur – client, rapprochement automatique de la facture avec le bon de livraison, stockage et archivage sécurisés, interopérabilité entre les plateformes du marché. Ces éléments sont indispensables pour garantir le développement de l’usage de la facture électronique dans les PME.
*Baromètre annuel Sage « les PME et la facture électronique », paru en février 2013. Etude menée sur 1 144 entreprises clientes dont 58% évoluent dans le BtoB, 24% dans le BtoC, 8% dans le BtoA et 10% en mixte. Le champ d’observation est celui de l’activité BtoB sur le segment de marché PME. L’échantillon se compose de 94% d’entreprises de moins de 100 salariés.
