Au sein des PME, et a fortiori dans les TPE, la fonction de gestionnaire de flotte automobile n’est pas forcément un poste à part entière. C’est bien souvent une assistante, un comptable ou un responsable des services généraux qui doit prendre cette tâche à son compte en plus de la gestion de la téléphonie, de l’informatique, par exemple. Trop souvent reléguée au second voire troisième plan, une bonne gestion de flotte automobile peut pourtant permettre de réaliser de vraies économies financières à une entreprise. Le gestionnaire de flotte automobile est aussi un facilitateur du quotidien des conducteurs et c’est pour cela qu’il doit avant tout être polyvalent. En effet, outre le simple aspect organisationnel, un responsable de flotte automobile doit :

Gérer :

  • Les contrats avec les prestataires externes : loueurs, concessionnaires, assureurs, etc.
  • Les dépenses inhérentes à un véhicule : carburant, entretien, péages, etc.
  • Les démarches administratives : Carte grise, Bonus/Malus, etc.
  • Les impondérables : sinistres, amendes, etc.

Maîtriser :

  • Les réglementations
  • La fiscalité automobile
  • Les aspects techniques liés aux véhicules

Analyser :

  • Les coûts de gestion de la flotte
  • Le pointage des conducteurs et le tracking des véhicules sur le terrain
  • Les données pour contrôler et optimiser les coûts de la flotte automobile

Si la personne en charge de la flotte automobile le souhaite, il existe des formations de courte durée (de 1 à quelques jours) destinées à aider les gestionnaires dans l’optimisation de leur flotte, à s’informer sur les réglementations, à organiser la gestion opérationnelle de la flotte, etc. (DemosComundiFlotauto).

Un logiciel de gestion de flotte peut aussi être un outil très utile, pour ne pas dire indispensable. Hélas, il ne faut pas croire qu’il fera tout le travail tout seul, cela reste un outil informatique. Sans l’intervention du gestionnaire pour enregistrer les données, interpréter les informations, pour optimiser les coûts et surtout gérer tous les aspects liés à l’humain (négociation des contrats, gestion des sinistres, etc.), un logiciel n’a aucune valeur ajoutée, si ce n’est celle de faire gagner un peu temps (GAC Technology, Pilote, Atilog)

Enfin, pour les entreprises qui n’ont pas la capacité ou le désir d’employer une personne dédiée, il est possible d’externaliser la gestion de la flotte automobile totalement ou en partie.