Le bien-être, le plaisir et la bonne humeur sont de puissants stimulateurs. Vous avez envie de récompenser ou de motiver vos salariés, car vous êtes convaincu que des salariés heureux et motivés feront prospérer votre activité. Les chèques cadeaux sont idéaux pour offrir à vos employés.

Qu’est-ce qu’un chèque cadeau exactement ?

Le chèque cadeau est un bon d’achat, offert par une entreprise ou une collectivité, à ses employés. Il peut se présenter sous forme papier ou carte magnétique. Un de ses nombreux avantages réside dans le fait que toutes les entreprises peuvent en bénéficier, de la TPE à la multinationale, avec ou sans Comité d’Entreprise. Ainsi, l’entreprise offre à ses salariés des bons d’achats qu’ils pourront dépenser comme ils le souhaitent, dans différentes enseignes. Le chèque cadeau peut-être offert à des salariés tiers pour service rendu à l’entreprise, mais ce n’est pas le sujet abordé ici.

Aide au choix : Le chèque cadeau est réservé à une utilisation précise, en fonction d’événements déterminés. Le carnet de chèque cadeau doit comporter le nom de l’événement pour lequel il est offert au salarié.

Combien coûtent les chèques cadeaux ?

Le chèque cadeau coûtera à l’entreprise :

  • le montant du bon d’achat offert,
  • des frais de gestion, généralement calculés au pourcentage du montant de la commande globale,
  • des frais d’impression, pour y faire apparaître le nom de l’entreprise et l’évènement ou rayon d’achat (obligatoires),
  • des frais d’envoi sécurisé.

Il faut savoir que le montant du chèque cadeau est fixé par l’entreprise, mais doit respecter dans l’idéal le cadre légal prévu par l’Urssaf. Ce chèque cadeau, pour l’interne, est soumis au droit commun des salaires. C’est-à-dire que la somme est assimilée à un complément de rémunération. Ainsi, elle peut entrainer des cotisations et des contributions sociales pour l’entreprise… à moins que ces chèques cadeaux entrent dans le cadre des œuvres sociales comme prévu par l’Urssaf. Ainsi, les entreprises peuvent être exonérées des cotisations et charges sociales pour ces sommes.

Aide au choix : Plutôt qu’un seul bon d’achat d’une somme importante que le salarié devra utiliser dans une seule enseigne, ventilez la somme en plusieurs chèques de petits montants (10 € par exemple). A noter que les chèques cadeaux sont cumulables, mais non remboursables.

Quand utiliser les chèques cadeaux ?

L’Urssaf prévoit également des événements spécifiques pour l’attribution de ces chèques cadeaux :

  • Fête des Mères
  • Fête des Pères
  • Rentrée scolaire (pour des enfants de moins de 26 ans dans l’année)*
  • Naissance
  • Mariage
  • Départ en retraite
  • Sainte Catherine (femme célibataire de 25 ans)
  • Saint Nicolas (homme célibataire de 30 ans)
  • Noël du salarié
  • Noël des enfants (jusqu’à 16 ans révolus)

Comment exonérer de charges les chèques cadeaux ?

L’Urssaf prévoit un montant maximum de chèques cadeaux par salarié, pour bénéficier de l’exonération de charges sociales. Cette exonération correspond à 5% du plafond mensuel fixé par la sécurité sociale. En 2013, ce montant équivaut à 154 € (3086 x 5%) par salarié et par an. Ainsi, il est recommandé de faire des chèques cadeaux d’un montant inférieur à ce seuil et de le raccrocher, en fonction du salarié, à l’un des évènements fixés par l’Urssaf.
Il est possible de cumuler plusieurs évènements pour un même salarié, au cours d’une même année, à condition que le montant total par bénéficiaire soit inférieur ou égal à 154 € , sauf cas particuliers.
Enfin, pour qu’aucune ambigüité ne subsiste, un salarié n’ayant pas d’enfant ne pourra pas recevoir de chèque cadeau pour la fête des pères ou la fête des mères. Un justificatif sera exigé, et à défaut, l’Urssaf pourra annuler l’exonération de l’entreprise et réclamer les charges et cotisations dues, dès le premier euro.

Cas particuliers

A noter que deux évènements ont nécessité une adaptation de ce seuil des 5% :

  • Pour Noël d’une part, les entreprises peuvent faire des chèques cadeaux d’un montant inférieur à 154 € à leurs salariés et également des chèques cadeaux d’un montant inférieur à 154 € à chacun de leurs enfants de moins de 17 ans.
  • Pour la rentrée scolaire d’autre part, les entreprises peuvent offrir des chèques cadeaux exonérés de charges sociales pour un montant inférieur à 154 € par enfant âgé de moins de 26 ans dans l’année.

Dans ces deux cas, le seuil des 5% du plafond par salarié peut être dépassé, à condition encore une fois que les autres événements d’attribution possibles ne dépassent pas ce seuil de 154 € cumulés.

Aide au choix : Pour les évènements particuliers de Noël et de la rentrée scolaire, il est nécessaire que les bons d’achats fassent mention de l’événement ou que le « rayon du magasin » soit précisé. Exemples : « rayons fournitures scolaires » pour la rentrée ou « rayons jeux, livres, musique » pour Noël.

Où se procurer des chèques cadeaux ?

L’idéal est de se procurer des chèques cadeaux multi-enseignes, qui pourront offrir aux salariés un choix plus varié qu’un chèque cadeau à utiliser dans une seule enseigne.

Des sociétés spécialisées vous proposent ce type de chèques cadeaux avec, au minimum, une centaine d’enseignes différentes :

Il vous faudra compter en moyenne une semaine pour la mise en route du dossier, les validations et l’envoi des chèques cadeaux à votre adresse.

Aide au choix : Pensez à vérifier la durée de validité des chèques cadeaux et la liste des enseignes acceptant ces chèques cadeaux.