Une machine à affranchir, ça passe comme une lettre à la poste !

Même si le mail a considérablement fait évoluer nos habitudes épistolaires, le courrier reste un des fondamentaux de la communication d’une entreprise. Toute entreprise arrive un jour à se demander comment coordonner l’affranchissement qui demande à la fois ressource(s) humaine(s), organisation et optimisation. La machine à affranchir est souvent LA solution pour rendre ce poste plus économique et obtenir un meilleur rendement. Elle se loue (uniquement ! l’achat est impossible) auprès de concessionnaires agréés par La Poste qui assureront son installation, sa maintenance et son remplacement en cas de panne. Pour plus d’informations sur les exigences de La Poste pour l’entrée des plis dans le réseau postal, cliquez ici.

Pour définir :
2 questions pour cibler vos besoins

Combien de plis expédiez-vous en moyenne chaque jour ?

Connaître le nombre de plis approximatifs que vous expédiez chaque jour vous permettra de définir la machine à affranchir dont vous aurez besoin. On en définit 3 grandes catégories : la machine à affranchir pour petits volumes (moins de 30 lettres par jour), la machine à affranchir pour moyens volumes (de 30 à 200 lettres par jour) et la machine à affranchir dite intelligente pour couvrir des volumes d’expédition beaucoup plus importants de plusieurs centaines voire milliers de plis par jour.

Comment s’organisera le dépôt du courrier ?

Une fois la question de l’affranchissement réglée, il reste toujours celle du dépôt du courrier. Grâce à la machine à affranchir, vous n’êtes plus obligé de vous rendre dans un bureau de poste pour y déposer votre courrier affranchi, une simple boîte aux lettres suffit. Pour les colis, les recommandés ou les enveloppes grand format, vous devrez toujours vous rendre au bureau de poste le plus proche. Toutefois, une dernière option s’offre à vous si vous ne souhaitez pas vous déplacez : la collecte. Moyennant un abonnement annuel, La Poste vient tous les jours dans votre entreprise au même horaire pour prendre votre courrier affranchi (à partir de 600 € HT par an pour 30 plis par jour max). Pour consulter tous les tarifs des prestations proposées par La Poste : cliquez ici.

Aide au choix :
les principaux critères pour choisir une machine à affranchir

Les très petites machines à affranchir

+ gain de temps • réduction des coûts – limité à un usage faible

Même de petites entreprises peuvent s’équiper d’une machine à affranchir. Pour cela, des modèles adaptés à leurs besoins ont été créés. Comme les « grandes », elles permettent un affranchissement rapide (jusqu’à 20 lettres/minute) et précis. En effet, grâce aux balances intégrées, l’affranchissement est calculé exactement en fonction du poids du pli, représentant ainsi jusqu’à 12% d’économies par rapport aux risques de sur-affranchissement avec des timbres. Les machines à affranchir, quels que soient les modèles, sont disponibles uniquement en location. Des concessionnaires vous mettent à disposition une machine à affranchir, vous l’installent et en assurent sa maintenance moyennant un loyer mensuel. Pour une très petite machine à affranchir, adaptée pour une consommation de maximum 30 plis/jour, comptez environ 1 € HT/jour. L’utilisation d’une machine à affranchir permet également de bénéficier de tarifs postaux préférentiels (0,61 € au lieu de 0,63 € pour une lettre prioritaire inférieure à 20 g).

Les petites machines à affranchir

+ gain de temps • réduction des coûts – limité à un usage assez faible

Une petite machine à affranchir est adaptée aux entreprises dont les besoins sont qualifiés de moyens ; à savoir entre 30 et 200 plis par jour. Comme toutes les machines à affranchir, elles sont disponibles uniquement  en location et permettent d’assurer des économies non négligeables sur l’affranchissement grâce à des tarifs postaux préférentiels. Pour s’adapter à des entreprises de taille plus importante, elles offrent la possibilité de créer plusieurs comptes de gestion, délivrant des informations précises sur les dépenses réalisées par chaque service. Ensuite, étant connectées, le relevé mensuel de la consommation et la facture sont envoyés directement à l’entreprise. La connexion des machines à affranchir sur le serveur de La Poste, via un modem ou un réseau téléphonique, permet également de télécharger automatiquement les mises à jour lors des changements des tarifs postaux. La machine à affranchir propose un autre avantage d’ordre promotionnel : imprimer votre logo ou vos messages publicitaires sur les enveloppes pour valoriser votre entreprise et son activité. Important : une redevance postale est à verser à La Poste si vous utilisez une ou plusieurs empreintes publicitaires (32 € par an et par empreinte). Le loyer d’une petite machine à affranchir, pour une consommation minimale de 30 plis par jour, est d’environ 2 à 3 € par jour, selon les modèles et les concessionnaires.

Les machines à affranchir « intelligentes »

+ gain de temps • réduction des coûts – adapté aux gros volumes

Cela ne veut pas dire que les autres machines ne soient pas intelligentes, loin s’en faut ! Les machines à affranchir dites intelligentes offrent simplement un plus grand nombre de fonctionnalités et d’options. Elles sont plutôt adaptées aux entreprises dont le volume d’affranchissement est assez élevé : au minimum 200 plis par jour. Leur vitesse d’affranchissement est elle aussi plus élevée : au minimum 3 900 enveloppes par heure. Elles proposent également généralement la pesée au moment de l’affranchissement pour un traitement encore plus simple et rapide. Plus de tri au préalable, quels que soient la taille ou le poids du pli, la machine s’occupe de tout. Ces modèles intelligents sont aussi dotés de plateaux intégrés pour les plis jusqu’à 5 kg et de plateaux externes pour les colis pesant jusqu’à 35 kg. D ‘autres fonctionnalités sont disponibles : mémorisation des tarifs postaux les plus fréquemment utilisés (pratique si vous envoyez souvent des courriers à l’international par exemple), système de collage d’enveloppes intégré (utile pour les mailings ou la facturation), etc. Les tarifs de location d’une machine à affranchir intelligente débutent dans les 10 € HT/mois.

Les machines à affranchir en couleur

+ communication percutante + adapté aux gros volumes

Elles regroupent généralement les mêmes fonctionnalités que les machines à affranchir intelligentes mais offrent en plus la possibilité d’imprimer son affranchissement en couleur. Ainsi le potentiel publicitaire de chaque enveloppe est exploité au maximum puisqu’il est reconnu que lors d’une opération de mailing postal, les enveloppes disposant de messages publicitaires en couleur ont un taux d’ouverture supérieur aux mailings standards.

Pour décider :
faites votre choix en fonction de vos besoins

[tabs_head][tab_title]Usage faible[/tab_title][tab_title]Usage normal[/tab_title][tab_title]Usage intensif / Mailing postal[/tab_title][/tabs_head]
Pour un usage faible, c’est-à-dire, moins de 30 plis par jour, une très petite machine à affranchir sera bien suffisante.

  • Si votre principal critère est le coût, louez un modèle d’entrée de gamme et déposez votre courrier vous-même à La Poste (environ 25 € HT/mois)
  • Si vous principal critère est la simplicité, louez une très petite machine à affranchir et souscrivez en plus un contrat auprès de La Poste pour qu’une collecte soit faite directement dans votre entreprise (600 € HT/an). Tarifs de La Poste
A partir de 30 plis et jusqu’à environ 200 plis par jour, la location d’une petite machine à affranchir est adaptée à vos besoins.

  • Si votre principal critère est la simplicité, louez un modèle d’entrée de gamme et déposez votre courrier vous-même à La Poste (environ 40 € HT/mois)
  • Si vous principal critère est la simplicité, louez une petite machine à affranchir et souscrivez en plus un contrat auprès de La Poste pour qu’une collecte soit faite directement dans votre entreprise (1 150 € HT/an). Tarifs de La Poste

A partir de plusieurs centaines de plis par jour, on considère que l’usage de la machine à affranchir est intensif. Les modèles intelligents proposent une prestation tout à fait appropriée mais pour le cas d’envoi de mailings en très grands nombres, la solution du routage courrier peut être à étudier.

  • Si votre principal critère est la simplicité, louez une machine à affranchir intelligente
  • Si votre principal critère est la rentabilité, étudiez les solutions de routage qui permettent d’externaliser le traitement courrier des envois en grands nombres (environ 0,30 €/pli pour un minimum de 1 000 plis non urgents)