Salle de réunion, stratégique !
Les salles de réunion sont devenues un lieu stratégique dans l’entreprise. De nombreuses décisions y sont prises, des informations y sont communiquées, de nouvelles idées émergent… C’est donc un espace qui s’inscrit parfaitement dans la tendance du travail collaboratif et décloisonné. Ainsi plus que de simples salles de réunion, ce sont aussi des salles de partage, d’échange, de collaboration, de création, etc. Il n’y a donc pas une salle de réunion type, mais des salles de réunion adaptées à des usages particuliers.
Généralités
Le confort
Quel que soit l’usage d’une salle de réunion, il existe une règle de base à ne pas négliger : le confort ! La concentration nécessaire aux réunions exige, en effet, un certain niveau de confort. Il est donc fondamental de disposer de sièges adaptés à la durée des réunions. Passer plusieurs heures sur une simple chaise en bois peut se transformer en calvaire.
Pour agrémenter les réunions qui s’éternisent, il est bienvenu d’installer une fontaine à eau ou une machine à café pour permettre aux participants d’étancher une petite soif ou combattre un coup de fatigue.
Les dimensions
Les dimensions d’une salle de réunion peuvent être variables en fonction de l’usage que l’on souhaite en faire et du nombre de participants qu’elle doit accueillir. Nous vous proposons un cas d’étude assez général que vous pourrez adapter à vos besoins. Dans notre exemple, nous distinguons deux cas de figure, l’un avec une pièce sans écran de projection, l’autre avec une salle disposant d’un écran.
Disposition d’une salle de réunion « standard »
- Lpe : longueur de la pièce avec écran
- Lpse : longueur de la pièce sans écran
- EE : espace écran de 2 m
- EC : espace de circulation de 1,5 m
- lp : largeur de la pièce
- lt : largeur de la table
Dans une salle avec écran de projection
Dans une salle sans écran de projection
- Longueur de la table avec écran : Lt=Lpe-2xEC-EE=Lp-5
- Longueur de la table sans écran Lpse=Lpe-2m
- Longueur de la table sans écran Lt=Lpse-2xEC=Lp-3
- Nombre de participants : (Lt/0.6)x2+4
Les réunions de présentation
Définition
Les réunions de présentation ont pour objectif de présenter ou partager des informations. Il faut donc prendre en compte les deux parties impliquées, le(s) présentateur(s) et les auditeurs. Chacun doit être dans les meilleures conditions pour que ce type de réunion soit efficace.
Les pièges à éviter
Lors des réunions de présentation, le nombre de participants est souvent plus important qu’à l’accoutumée et les espaces utilisés ne sont pas toujours adaptés :
- tables mal agencées,
- sièges en quantité insuffisante et peu confortables,
- problèmes de ventilation,
- éclairage trop ou pas assez important.
Les solutions à mettre en place
Les équipements
La projection
Pour assurer une présentation de bonne qualité, un système de projection est souvent indispensable. Un vidéoprojecteur adapté à la pièce et un écran de projection sont donc indispensables.
La sonorisation
Selon la taille de la pièce et le nombre de participants, un système de sonorisation peut être requis, tant pour le(s) présentateurs que pour les auditeurs qui peuvent être amenés à poser des questions.
L’éclairage
L’éclairage des salles de présentation doit être conçu pour procurer une bonne visibilité aux vidéoprojections, mais également pour permettre de prendre des notes dans de bonnes conditions. Ainsi, l’éclairage préconisée est de 500 lux.
Les sièges
Pour optimiser l’attention des auditeurs, il est indispensable qu’ils disposent de sièges adaptés à la durée de la présentation. A titre d’exemple, des sièges sans garnissage ne permettent pas de rester dans de bonnes conditions plus d’une heure.
L’agencement
La circulation
Lors des réunions de présentation dont la durée peut être importante (plus d’une heure), il est essentiel de prévoir des espaces de circulation qui permettent de se déplacer et sortir de la pièce sans créer d’inconfort pour les autres participants.
La disposition
Si les sièges sont disposés en théâtre, il faut réserver un espace de 45 cm minimum entre deux rangées de sièges, afin que chacun puisse positionner ses jambes confortablement. Autour d’une table, un espace individuel de 60cm est le minimum requis.
La prise de notes
Selon le type de présentation, il peut être utile de prévoir des tables ou des tablettes individuelles pour permettre de positionner un bloc-notes ou un ordinateur portable. Dans ce dernier cas, des raccordements électriques doivent également être prévus.
La ventilation
Les atmosphères confinées, mal aérées, nuisent à la capacité de concentration. Aussi, si le nombre de participants est élevé, un système de ventilation assurant le renouvellement de l’air est indispensable.
Réunion de brainstorming et workshop
Définition
L’objectif de ce type de réunion consiste à réfléchir et apporter des solutions à une problématique particulière. Les conditions permettant de favoriser la créativité sont donc à privilégier.
Les pièges à éviter
Les espaces utilisés pour les workshops sont souvent des salles de réunion classiques. Elles présentent souvent des limites :
- manque d’évolutivité,
- mobilier fixé au sol ou difficile à déplacer
- difficulté à former des groupes de travail indépendants
- pas de matériel d’expression (tableau blanc, paperboard, etc.)
Les solutions à mettre en place
Les équipements
La projection
Souvent en début de ce type de réunion, il est nécessaire de projeter des informations ou des consignes. Un vidéoprojecteur et un écran de projection pourront donc être utiles.
La réflexion
Pour favoriser la créativité en cours de réunion, le partage d’idées est essentiel. Il faut donc prévoir des surfaces d’écriture, du bloc-notes au paperboard, ainsi que différents types de crayons, stylos, marqueurs, etc. De même, il doit être possible de disposer de surface d’affichage, horizontale (tables) et/ou verticale (tableau blanc, tableau de liège, etc.).
L’aménagement
L’insonorisation
Dans une pièce peu meublée et mal insonorisée, une réunion de brainstorming peut vite tourner à la cacophonie. Le niveau sonore de la pièce, lorsque les participants parlent, doit être de 58 dB maximum (norme NF S 31-80). En dessous de ce niveau, la compréhension est favorisée et permet, s’il le faut, à un participant de prendre la parole à voix haute pour s’adresser à tous les autres sans être obligé de hurler. Il est donc important d’adopter des matériaux insonorisants pour les murs, plafonds, sols, et d’éventuelles cloisons mobiles.
La modularité
La créativité n’est pas forcément favorisée par les agencements rigides. Il est donc conseillé d’adopter des tables de réunion modulaires qui pourront en fonction des besoins être rassemblées en une seule ou éclatées par petits groupes. Il ne faut pas hésiter non plus à proposer des espaces très conviviaux équipés de canapés, de poufs, etc. pour instaurer une ambiance différente, propice à la collaboration.
Découvrir une large gamme de tables de réunion.
Salle de visioconférence et audioconférence
Définition
La visioconférence, et encore plus l’audioconférence, sont devenues des pratiques courantes en entreprise. En permettant d’échanger et de coopérer à distance, elles réduisent, notamment, les coûts liés aux déplacements.
Les pièges à éviter
Utiliser une salle de réunion pour réaliser des visioconférences ou audioconférences est possible à condition de respecter quelques règles en matière d’équipement et d’agencement. Sans cela, le déroulement des réunions à distance peut être entravé par:
- des installations techniques sous dimensionnées,
- du matériel mal configuré.
Les solutions à mettre en place
L’équipement
Le choix des équipements d’audioconférence et de visioconférence est très important. Ils doivent être correctement dimensionnés en fonction de la taille de la pièce et le nombre de participants. Il existe de nombreux modèles, prenez le temps de choisir celui qui convient le mieux à vos besoins.
L’agencement
Dans l’idéal, il est préférable de réserver un espace aux réunions de visioconférence et d’audioconférence. Cela permet d’installer et de configurer le matériel une fois pour toutes, évitant ainsi des manipulations chronophages et des sources de dysfonctionnement.
Le nombre de participants maximum doit être connu avant l’équipement de la salle, car il est important que chacun puisse être audible et visible par les systèmes de captation de l’image et du son. De même, chacun doit pouvoir voir et entendre les intervenants à distance dans de bonnes conditions.
