Les habitudes de travail évoluent, les salariés ne sont plus aussi sédentaires qu’avant. Les collaborateurs sont de plus en plus mobiles : rendez-vous extérieurs, en salle de réunion, en visioconférence, réunis autour d’un même bureau pour mener à bien des projets communs avec toute une équipe, etc. Le constat est flagrant puisque selon Jones Lang LaSalle, le taux d’occupation des bureaux en Ile-de-France, par exemple, ne serait que de 50 à 60%. Quand on sait combien coûte le m2 dans cette même région, cela amène de nombreuses entreprises à repenser l’aménagement de leurs espaces de travail pour rationaliser le coût de l’occupation de leur immobilier.
La solution du desk sharing, comme son nom l’indique, nous vient des pays anglo-saxons. Plus clairement il s’agit de partager son bureau avec d’autres collègues, le plus souvent dans des espaces ouverts (open space). Ainsi fini les bureaux personnels cloisonnés où l’on peut créer son propre espace avec déco personnalisée et photos du petit dernier !
Mettre en place une telle réorganisation ne se fait pas à la légère. Il faut bien penser en amont quelles fonctions ou quels départements de l’entreprise peuvent subir une telle transformation. A titre d’exemple, il est fortement déconseillé de mettre en place le desk sharing dans un service comptabilité puisque l’on sait qu’il s’agit d’employés très sédentaires qui ont besoin de nombreux rangements pour classer et archiver. En revanche, un département commercial peut très bien supporter une telle modification. En effet, les commerciaux sont souvent en rendez-vous clientèle et n’occupent pas à plein temps leur bureau. En fonction, de chaque entreprise, il est possible de mettre en place des ratios tels que 1 poste pour 2,5 ou 3 collaborateurs. Là encore c’est une réflexion au préalable qui permettra de mettre le doigt sur la meilleure solution pour l’entreprise.
Il faut également mettre à disposition des employés des outils adaptés pour que cette transformation n’affecte pas leur travail au quotidien. Cela passe indubitablement par du matériel informatique pouvant supporter ce modèle nomade : ordinateur portable, smartPhone, etc.
Il ne faut pas non plus penser que le desk sharing consiste juste à supprimer quelques bureaux et se dire que l’affaire est jouée. C’est une transformation plus profonde qui est à prendre en considération. Il engendre bien souvent des travaux d’aménagement importants comme la création de grandes surfaces totalement ouvertes pour accueillir un open-space adapté. Il faut prévoir aussi des solutions de « repli » dans le cas où tous les bureaux seraient occupés comme par exemple plusieurs salles de réunion de tailles différentes pouvant accueillir quelques employés en même temps. L’aspect technologique intervient à nouveau puisqu’il faut qu’il soit possible de se connecter au réseau informatique de l’entreprise depuis presque n’importe où.
L’idéal dans une réflexion de desk sharing est tout de même de conserver une certaine logique. Même si les collaborateurs ne disposent pas de bureaux individuels dédiés, il faut tout de même leur permettre de travailler efficacement, notamment en les regroupant par équipe.
Si on devait résumer le desk sharing, on pourrait dire qu’il s’agit de réduire les espaces personnels et augmenter les espaces partagés (salles de réunion, cafétéria, open space, etc.).
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